Além de contar com a tecnologia para gerenciar a frota, fornecedores e uma equipe dedicada, o gestor de frota precisa definir e documentar os procedimentos para utilização dos veículos.
Dessa forma, haverá uma padronização no uso dos carros e ficará transparente para todos os condutores, independente da função desempenhada na empresa, qual a forma mais eficiente de usufruir desse ativo como ferramenta de trabalho ou até mesmo benefício.
O documento utilizado para o estabelecimento desses critérios é a Política de Frotas, onde deve conter exatamente todas as normas e procedimentos para a utilização dos veículos e, deve ser firmado entre empresa e colaborador.
Inclusive com assinatura e a garantia de que o funcionário entendeu todos os pontos desse documento, a final de contas, ele tem valor legal.
Quais as vantagens da Política de Frotas?
Como mencionei acima, na Política de Frotas, deve conter todas as regras de utilização do veículo e direitos garantindo transparência para todos envolvidos.
É um documento legal e por isso tem peso jurídico, é através dele que a empresa se baseia na hora de tomar atitudes quanto à definição de responsabilidade em acidentes ou avarias por exemplo.
Como proprietária do bem em questão, a empresa e, consequentemente, o gestor de frota são responsáveis solidários em qualquer situação que envolva o veículo.
Um erro clássico das empresas que não possuem Política de Frotas, é não consultar o extrato de pontuação dos seus condutores.
Se um deles se envolver em um acidente e não estar propriamente apto para dirigir, por ter excedido a pontuação na CNH, todos os envolvidos (condutor, gestor e empresa) enfrentarão sérios problemas.
Com a padronização das regras, a empresa também ganha eficiência e segurança no dia a dia. Além disso, o gestor de frota garante a utilização de forma adequada e a conservação do veículo. Claro que, tudo isso está relacionado diretamente com a estratégia da empresa.
Além disso, a Política de Frotas também contribui para disseminação de uma cultura de segurança e melhora no ambiente de trabalho.
Como construir a Política de Frotas?
A elaboração da política depende muito da cultura de cada empresa, por isso sempre haverá particularidades referentes à operação, quantidade e perfil dos veículos e tipo de atividade exercida.
Antes de tudo, é necessário mapear e realizar um diagnóstico completo da situação atual da operação e conhecer assim todos os aspectos para documentá-los de forma ideal sejam os positivos e, também, os negativos que precisam ser alterados minimizando riscos.
Depois disso, é hora de começar a “desenhar” os procedimentos que servirão de alicerce para a gestão eficiente.
OBS: Lembre-se a lista que disponibilizei possui procedimentos padrões para o segmento, porém, é de suma importância identificar as particularidades de cada empresa.
Para te ajudar nessa missão, criei um checklist com os principais procedimentos para elaboração de uma Política de Frotas, para baixar preencha o formulário abaixo para receber no seu e-mail.
- Nome*NomeSobrenome
- E-mail*
- Empresa onde você trabalha?*
- Cargo*
- Quantidade de condutores na frota?*
- Não tenho frota
- 1 a 49
- 50 a 100
- 101 a 200
- 201 a 500
- Acima de 500
Ao clicar em enviar você concorda em compartilhar suas informações de contato conosco e autoriza a Younder EdTech a enviarem materiais de marketing. Também não gostamos de spam! Você poderá descadastrar seu e-mail a qualquer momento.
Implementação da Política de Frotas
Ponto importante! A elaboração e implantação desse documento deve ter o apoio de todas as áreas, principalmente da diretoria, só assim haverá a garantia que todos os procedimentos serão seguidos, inclusive através do exemplo dos líderes e cargos de alto escalão.
Dica: Como qualquer outro documento, é interessante contar com uma assessoria jurídica para avaliação antes da divulgação e implantação.
Leia também: “Treinamento de condutores: como consolidar o aprendizado”
Conclusão
A Política de Frotas tem papel fundamental na gestão de frota. Com ela o gestor garante, além do que já foi citado, redução de custo e aumento na competitividade do negócio com melhor controle sobre a rodagem e abastecimento dos veículos.
Vale mencionar, que uma boa implementação de Política de Frotas gera oportunidade de redução do custo no prêmio do seguro, por exemplo, já que a operação também se tornará mais segura e terá maior visibilidade sustentável com a redução de emissão de gases na atmosfera.
Depois da criação e aprovação da política, é importante uma divulgação adequada e mantê-la atualizada sempre que necessário.
Afinal de contas, as empresas e respectivamente seus negócios, estão em evolução constante.
Meu nome é Morgania Crisna, sou especialista em frota com mais de 12 anos de experiência com passagem em empresas do segmento de telecomunicações e atacadista. Enquanto gestora, minha prioridade é a segurança do condutor, afinal de contas, nós somos gestores de vida e precisamos garantir que o condutor volte bem para casa todos os dias.
Fique à vontade para fazer sua pergunta aqui no blog ou me chamar no Linkedin.
