O controle de gastos está no escopo de competências do gestor de frotas. Entre os custos, está o combustível, insumo indispensável para a execução das atividades da frota. Para ter mais controle sobre o abastecimento e transparência nas operações, muitas organizações já utilizam o vale combustível.
O emprego desse tipo de benefício na empresa pode gerar ganhos com economia, redução de custos e maior confiabilidade – reduzindo a incidência de fraudes no abastecimento dos veículos.
Quer entender melhor como utilizar o vale combustível para o controle de frota? Confira ao longo deste artigo!
O que é o vale combustível?
O vale combustível é um benefício que visa alcançar maior controle nas operações de abastecimento dos veículos da frota. Por meio de um cartão, o motorista tem autonomia para abastecer o veículo quando julgar necessário.
As operadoras desse tipo de cartão têm como clientes principais outras empresas que procuram por meios para oferecer maior dinamicidade no abastecimento dos veículos da frota.
Para compreender melhor o funcionamento desse benefício, podemos usar como parâmetro o vale alimentação: assim como o vale destinado à compra de alimentos, o vale combustível é usado para pagar gastos com combustível.
Como calcular o vale combustível?
Para calcular o vale combustível basta o gestor de frota fazer um cálculo prévio da média de combustível utilizado por toda a frota.
A partir desse cálculo, você consegue ter precisão sobre quanto investir mensalmente em um vale combustível que irá permitir que os motoristas possam realizar suas atividades com autonomia e segurança.
Como utilizar este benefício na sua gestão de frotas?
Utilizar o vale combustível na gestão de frotas permite ter um maior controle dos gastos com diesel e gasolina. A partir disso, torna-se possível procurar meios de reduzir esses custos.
Para empregar o cartão vale combustível na empresa é necessário conhecer as principais empresas fornecedoras desse tipo de serviço. Escolha a que apresentar benefícios que se encaixem melhor a realidade da sua frota.
Os cartões oferecidos, em sua maioria, podem ser do tipo pré-pago ou como um cartão de crédito convencional. No cartão pré-pago, é estimado um valor com base na análise de dados referentes aos gastos com combustível da frota. Com base nisso, esse valor é depositado no cartão e o motorista poderá abastecer somente aquele valor.
No cartão de crédito, um limite é estabelecido — da mesma forma que os cartões de crédito comuns — e o motorista poderá abastecer o veículo nos postos onde o cartão é aceito conforme o limite de crédito disponível.
Separamos algumas dicas para você seguir ao incluir o vale combustível na gestão da sua frota:
- verifique o prazo de entrega para a sua região;
- confira se há alguma taxa administrativa;
- veja a lista de estabelecimentos/postos onde o cartão é aceito;
- confira os demais serviços que o cartão pode pagar;
- funcionalidade em aplicativos móveis (celular);
- recursos de gestão que a plataforma oferece.
Ao levar esses pontos em conta antes de começar a utilizar o vale combustível na gestão de frotas, você conseguirá fazer uma escolha mais acertada e colher bons resultados.
Quais as vantagens do vale combustível?
O vale combustível oferece diversas vantagens tanto para as empresas quanto para os colaboradores, especialmente quando utilizado como parte de um programa de gestão de frota. Aqui estão algumas das principais vantagens:
Acompanhamento dos gastos em tempo real
O vale combustível permite às empresas estabelecer limites de gastos para cada funcionário, controlando melhor os custos com combustível e evitando gastos excessivos ou não autorizados.
Com o acompanhamento dos gastos em tempo real é mais fácil tomar uma decisão rápida, quando necessário, ou identificar falhas e fraudes no uso do cartão vale combustível.
Organização financeira
Por meio do vale combustível, as empresas podem acompanhar e registrar de forma fácil os gastos com combustível de cada funcionário, auxiliando na contabilidade e na elaboração de relatórios precisos.
Ele proporciona maior organização financeira para a gestão de frotas. Com os dados coletados pelo sistema é possível criar planilhas que permitem visualizar melhor a realidade dos seus gastos com combustível.
Centralização de pagamentos
Ao utilizar o cartão de vale combustível, os pagamentos serão centralizados em apenas uma modalidade.
Ou seja, é uma forma prática de gerenciar os gastos com combustível, eliminando a necessidade de reembolsos em dinheiro ou de administrar diferentes cartões de crédito corporativos.
Autonomia para os colaboradores
Outro grande benefício do vale combustível é a autonomia que ele proporciona para os colaboradores. Ele pode auxiliar os funcionários a controlar melhor seus gastos com combustível, mantendo registros detalhados das despesas relacionadas aos veículos corporativos.
Nos cartões de crédito, por exemplo, o colaborador sabe que possui um limite X para os abastecimentos. Assim, conscientiza-se quanto ao uso do combustível e controla melhor os custos que tem com isso.
Além disso, outro ponto importante é que o motorista pode escolher qual o posto, dentre os que o cartão é aceito, possui melhores preços de combustível e assim gastar menos a cada vez que abastece o veículo.
Viu como o vale-combustível pode ser útil na gestão de frotas? Ao seguir essas dicas, todo o processo fica muito mais fácil.Este conteúdo sobre vale combustível te ajudou? Continue acompanhando os conteúdos da Younder para otimizar a gestão de frota da sua empresa!
