Empresas e organizações de todos os setores precisam que suas forças de trabalho sejam qualificadas para as funções que exercem, sejam elas atividades meio ou fim. Nesse contexto, capacitações e treinamentos fazem parte da rotina de muitas empresas.
E é o briefing de treinamento que vai orientar todo o processo.
Treinamentos eficazes tornam os colaboradores mais eficientes e produtivos o que se reflete em mais resultados e menores custos. Isso sem falar na maior conformidade com os protocolos técnicos de cada organização, além de colaboradores mais satisfeitos e engajados, o que diminui a rotatividade.
E desenvolver um treinamento eficaz requer uma série de cuidados que vêm desde o momento em que se identifica a necessidade de ação.
É preciso cuidado em todo o processo para que o treinamento seja realmente adequado à realidade da empresa para que ele possa efetivamente cumprir sua missão e resolver determinado problema.
Neste post, vamos apresentar orientações de como criar um briefing de treinamento que reúna de forma clara e objetiva todas as informações necessárias para o desenvolvimento de um curso realmente eficiente e transformador.
Modelo de Briefing de Treinamento
Para te ajudar criamos um modelo de briefing de treinamento para você baixar. Para isso basta preencher o formulário abaixo que encaminharemos no seu e-mail.
Sugestão: Antes de baixar e montar o briefing, recomendamos a leitura completa deste post.
- Nome*NomeSobrenome
- E-mail*
- Telefone*
- Empresa onde você trabalha?*
- Cargo*
- Quantidade de colaboradores para treinamento?*
- Não tenho frota
- 1 a 49
- 50 a 100
- 101 a 200
- 201 a 500
- Acima de 500
Levantamento das necessidades de treinamento – LNT
A primeira informação que uma organização dispõe para a criação de um briefing de treinamento está no motivo pelo qual esse treinamento é necessário. Esse motivo foi encontrado em um processo de avaliação ou observação do contexto em que a organização em questão se encontra.
É no levantamento das necessidades de treinamento – LNT que estão as informações mais valiosas para a elaboração do briefing que guiará a realização de um curso.
O LNT busca identificar os desafios e as oportunidades para que os colaboradores de uma organização – em conjunto ou individualmente – adquiram as habilidades e competências necessárias para a operação.
As premissas mais comuns nesse tipo de levantamento das necessidades de treinamento são:
O objetivo
A primeira pergunta a ser feita é o que a organização pretende. Quais seus objetivos primários e secundários. Isso é a base da definição de metas.
Uma estratégia bastante difundida neste processo é dividir as metas pelo método ‘SMART’, uma mnemônica em inglês que engloba os seguintes critérios:
- Specific – específica
- Measurable – mensurável
- Achievable – atingível
- Relevant- relevante
- Timebound – temporal
Habilidades e competências
Desenvolver as habilidades e competências dos colaboradores é o ponto de partida para promover mudanças e melhorias de processos. Então que tal enumerar quais habilidades devem ser aprimoradas na força de trabalho para que uma organização atinja seus objetivos.
É a partir dessas informações que os líderes da organização terão subsídios para definir as prioridades nas necessidades de capacitação e, por consequência, no briefing de treinamento.
Pode haver também, mudanças que requerem capacitações como expansão ou fusão da empresa, adoção de novas tecnologias, prestação de novos serviços, novos produtos etc.
Key performance indicators – KPIs
Os Key Performance Indicators estão entre os parâmetros que vão apontar com bastante clareza onde estão as necessidades de treinamento.
Alguns exemplos de indicadores chave são baixa produtividade, problemas de qualidade dos produtos ou serviços e insatisfação por parte dos clientes.
Avaliação de desempenho
As avaliações de desempenho vão mostrar as maiores potencialidades e fraquezas dos colaboradores de forma que o gestor possa definir quais competências devem ser aprimoradas.
Como criar um briefing de treinamento
Se o primeiro passo é identificar o verdadeiro propósito do treinamento, ou seja, o que a empresa espera alcançar com o treinamento, é preciso saber documentar todas as informações que serão pertinentes à criação e ao desenvolvimento de um treinamento.
O que é briefing
O briefing pode ser comparado a um guia com orientações que vão dar o norte de um projeto e as diretrizes de sua realização. É o que vai orientar cada parte envolvida sobre o que fazer, quando fazer e como fazer, além, é claro, dos resultados esperados de cada ação.
E quando o briefing diz respeito a um treinamento corporativo existe uma gama de fatores que devem estar previstos e mapeados de forma a nortear o desenvolvimento, a execução e a avaliação dos resultados desse treinamento.
- Contexto
Aqui é preciso uma análise sobre o contexto em que se encontra a organização e o que a levou à necessidade de determinado treinamento. Também é preciso determinar os objetivos que a empresa espera alcançar com treinamento.
- Público
Quais são os setores ou colaboradores que apresentam mais necessidades?
Que colaboradores apresentam potencialidades que podem ser desenvolvidas?
Que competências são necessárias na equipe para que a organização atinja seus objetivos?
Quais as falhas mais recorrentes?
Essa avaliação trará dicas valiosas sobre o que fazer e como fazer em um treinamento para resolver determinado problema.
- Recursos
O que será necessário do ponto de vista logístico, laboral e financeiro para a realização do treinamento?
Para o planejamento de um treinamento é fundamental ter clareza quanto a todos os recursos que serão utilizados, bem como quem estará envolvido e quanto vai custar cada recurso.
- Tema | Conteúdo
O que o treinamento vai abordar especificamente?
Como será essa abordagem?
Qual conteúdo o treinamento vai apresentar?
Como esse conteúdo será apresentado?
- Objetivos | Indicadores
O que o setor quer corrigir ou aprimorar com o treinamento?
Que indicadores serão usados para aferir o sucesso do treinamento?
Ao desenvolver um plano de treinamento, existe uma série de considerações e a primeira delas é a avaliação das necessidades e dos objetivos de aprendizagem, bem como seus indicadores de sucesso.
- Metodologia | Objetos de aprendizagem
Qual metodologia será aplicada no treinamento? Quais serão os objetos de aprendizagem utilizados? Qual a fundamentação pedagógica do treinamento?
- Método de avaliação
Como o desempenho dos participantes será avaliado antes, durante e depois do treinamento? Nesta etapa de desenvolvimento da estrutura do curso é preciso determinar os objetivos de aprendizagem que serão aferidos ao final ou após o treinamento e quais os indicadores de alcance dos objetivos.
Leia também:
- Como montar um treinamento on-line
- Os tipos de metodologias ativas
- Aprimore a experiência nos treinamentos on-line
Documentar todo o processo para não se perder no caminho
Para que o treinamento transcorra com tranquilidade e efetividade, é preciso que todos os processos sejam detalhados de forma transparente para todos os envolvidos. Para isso, é fundamental que todas as ações do treinamento estejam previstas desde o início até o final.
É claro que não se deve confundir ampla documentação de atividades, processos e recursos com a burocracia. Mas é muito importante que todas as informações pertinentes estejam organizadas e disponíveis durante todo o processo.
O que se esperar de uma empresa provedora de treinamentos
Quando uma organização decide por buscar uma empresa especializada em treinamentos para capacitar seu pessoal, algumas perguntas fundamentais devem ser feitas antes mesmo da elaboração do briefing do treinamento.
É uma boa ideia procurar saber se os cursos oferecidos são os mesmos para todos os clientes ou são customizados de acordo com as necessidades de cada empresa.
Vale a pena também procurar saber se existem metodologias para atingir diferentes perfis de aprendizagem. É importante saber como a empresa provedora mede o sucesso, ou seja, quais os indicadores para avaliar os resultados de outros clientes que já passaram pela empresa.
A empresa provedora do treinamento, por outro lado, provavelmente vai perguntar ao cliente como seria o sucesso – quais habilidades os colaboradores devem aprender e como os processos diários da empresa precisam mudar.
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