Você sabia que investir em um fluxograma de processos pode ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade dos setores?
Essa é uma das ferramentas simples que podem trazer grande produtividade, mais organização e incentivar a inovação nas empresas.
Mesmo sendo uma ferramenta básica, ela traz inúmeras vantagens, e, aqui nesse artigo, você confere quais os benefícios de adotar os fluxogramas, quais são os tipos e quando você pode colocá-los em prática. Boa leitura!
Saiba o que é um fluxograma de processos
O fluxograma é um gráfico tradicional que mapeia um determinado processo do início ao fim. Em empresas, esse documento pode ser detalhado a ponto de descrever funções, departamentos, produções e outros fluxos utilizando símbolos e legendas.
Além disso, a partir da representação gráfica do fluxograma, é possível resumir, analisar e visualizar os processos da empresa, inclusive criando uma descrição descomplicada de cada etapa importante do fluxo de processos.
O fluxograma é normalmente composto por figuras geométricas interligadas, como círculos, quadrados ou retângulos conectados por diversos tipos de linhas e setas que comunicam dados. Cada símbolo transmite uma determinada informação e pontos de decisão.
Qual é a importância de utilizar o fluxograma na empresa?
É essencial saber utilizar ferramentas simples, mas que podem ajudar os gestores, e o fluxograma está dentre elas.
O importante é que você entenda qual é o objetivo da construção de um fluxograma para cada setor da empresa, pois eles trazem alguns benefícios, como:
- Visualização de maneira direta, ampla e sintetizada dos processos, estruturas, departamentos e de todo grupo de informações que você queira transmitir sobre a empresa;
- Observação de falhas e verificação de onde mudanças podem ser necessárias;
- Uso como ferramenta para explicar o funcionamento dos fluxos a novos colaboradores;
- Verificação de onde novas tecnologias podem ser aplicadas;
- Identificação de gargalos ou redundâncias;
- Uso como checklist para acompanhar os processos empresariais.
Entenda quando usar o fluxograma
Há vários momentos em que é interessante utilizar um fluxograma, desde quando você quer repassar ao time como funciona um processo, até quando decidem estudar os fluxos para encontrar erros, necessidades de melhoria e mais.
É possível usar os fluxogramas em aulas, reuniões com a equipe, para registrar mudanças ou situações, ou até durante o planejamento de um novo projeto empresarial.
A ferramenta ainda pode ser utilizada para a padronização de processos, para entender se um fluxo é realmente necessário para o produto final, localizar hierarquias nas etapas e mais.
Saiba as diferenças entre fluxograma linear e matricial
Os exemplos de fluxogramas são vários: administrativos, industriais, de produção, atendimento, para documentação e outras finalidades. Mas, em suma, os tipos de fluxogramas mais famosos estruturalmente são o linear e matricial (ou funcional).
O fluxograma de processos linear exige uma sequência, sendo a perfeita retratação do passo a passo do fluxo que representa, inclusive com acréscimo de momentos decisórios durante o fluxo.
O fluxograma de processos funcional ou matricial é mais descritivo, mostrando as pessoas responsáveis pelas tarefas e apenas como essas etapas se encontram no momento presente, sem suas modificações ao longo do tempo.
Entenda o que deve ser levado em consideração na hora de criar um fluxograma
Mas afinal, como fazer um fluxograma de processos? Agora chegamos na hora do passo a passo, e vamos falar um pouco sobre a prática da criação de um fluxograma.
Confira as nossas dicas:
1) Participação de toda a equipe na produção do fluxograma
Reúna a equipe para estudar e descrever o processo em questão. Os fluxogramas abrangem diferentes setores e todos os envolvidos precisam estar presentes para que forneçam as informações importantes.
Então, entreviste, provoque debates, questione, solicite dados, peça feedbacks sobre o resultado e não deixe nenhuma informação passar. Afinal, a ferramenta deve enriquecer a todos da empresa, e nenhum dado pode faltar.
É nessa hora que você precisa saber como estimular os seus colaboradores em um verdadeiro trabalho de time. Para que esse trabalho em equipe aconteça da melhor forma, conte com as nossas cinco dicas.
2) Brainstorm para entender todas as partes do processo
Antes de começar, é preciso entender qual é o objetivo do seu fluxograma.
Identifique o início e fim do que será apresentado, mapeie as atividades do processo antes de descrevê-lo, identifique quais serão os símbolos usados e realize quantas entrevistas forem necessárias com os envolvidos para que todas as informações importantes estejam presentes.
Não existe “forma correta” de realizar esse desenho, o ideal é descrever o fluxo na formatação mais adequada para os colaboradores que lerão o mapa.
3) Organização de todas as atividades
Como você já sabe, o estudo prévio sobre os processos é necessário antes de iniciar o fluxograma.
Neste estudo, é preciso que você entenda quais etapas geram as outras etapas, para que exista a descrição da hierarquia entre os processos. O fluxograma deve descrever tudo de forma sequencial.
Afinal, sem entender a relação hierárquica, o fluxograma pode ficar confuso e seu objetivo não será cumprido.
E, dependendo da necessidade, pode ser que você deva fazer fluxogramas sucintos e separados para diferentes departamentos.
É importante também reforçar que o fluxograma de processos é uma solução visual (gráfica) e a clareza dos elementos e das etapas organizadas serão influenciadas pelas formas e processos escolhidos.
Além do mais, é essencial que a equipe tenha acesso ao fluxograma. Por isso, indicamos as seguintes ferramentas que podem ser usadas para fazer o fluxograma de processos, confira:
Os processos, assim como o treinamento da sua equipe para passar por eles, são de extrema importância e podem trazer resultados rápidos para a produtividade da sua empresa.
Aqui na Younder, temos uma equipe pronta para entender qual a maior necessidade da sua empresa e onde você deve implementar treinamentos para que os seus processos fiquem cada vez mais otimizados.
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